【人事の超基本】従業員情報の管理方法｜余計な残業も減ります

多くの企業が何かしらの人事システムを導入しているかと思いますが、スプレッドシートやExcelでの作業はどうしても発生します。
むしろ、それらを上手く組み合わせることで、柔軟性のある業務運営になると考えています。

但し、スプレッドシートやExcelの使用方法を間違えると、本来のメリットを享受できず、ミスや長時間労働にも繋がります。

本記事では、人事担当者であれば避けては通れない「従業員情報管理」の基本について共有します。

従業員コードを検索キーにする

よくあるNGケースで、「従業員名」を検索キーにしたVLOOKUPを目にしますが、ミスの元なので絶対にやめましょう。

具体的には、以下のような場合にエラーが発生します。

• 改姓があった時、データベースによって情報反映にタイムラグがある
• 姓と名の間のスペース有無が統一されていない
• 同姓同名がいる
• 手入力した時の漢字変換ミス（そもそも手入力がNGだが…）

つまり、なるべく変わらないものがキーとしては望ましく、なおかつ個人を特定できる情報として「従業員コード」が適任なのです。
「従業員コード」は、入社時に付番してからは雇用形態変更等がない限りは原則として同じものを使い続けます。

また、シンプルであることも重要です。
多くの場合はアルファベットと数字の組み合わせになるため、変換ミスも起きづらい仕組みになります。

最新情報は人事システム内で管理する

従業員情報に変更があると、ついついスプレッドシートやExcelで管理しがちですよね。
そのような方は、今すぐに人事システム内で情報集約する癖をつけましょう。

理由は、手作業でメンテするシートが増えるほど「直し漏れリスク」が高まるためです。
挙句の果てには「どの情報が正しいのか」分からなくなる場合もあります。
また、給与計算等、人事業務のあらゆるシーンでマスタデータを紐づけるため、システムが最新化されていることはもはや大前提なのです。

従業員情報にアップデートがあれば、なるべくこまめに人事システムを更新することをおすすめします。
とはいえ、影響範囲が少なく、給与支給までに更新すれば良いような項目であれば、一括インポート（CSVファイル等）する方が効率的な場合もあります。

そして、資料作成等を目的として、スプレッドシートやExcelで作業する際には、人事システムからエクスポートして使用するようにしましょう。

アウトプットはバックデータを貼り替えて更新する

スプレッドシートやExcelで資料作成や分析を行う場合、バックデータの貼り替えのみで更新可能な仕組みを心がけましょう。

まず、シート１はアウトプットとして全て関数で作り上げます。
罫線や条件付き書式等の見映は、最後に整えると良いでしょう。

そして、シート２はバックデータ（参照先）として貼付用にします。

ポイントは、シート２が元のデータベースをそのまま貼り替える（加工しない）だけで済むようにシート１を作ることです。

資料作成の元となるデータベースの多くは「行（対象者）やセルの値（内容）は情報更新があるけど、列（項目）の並びは変わらない」ものだと思います。

バックデータの枠さえ変わらなければ、アウトプットするシートは関数で表現できそうですよね。
もし関数で作り上げることができれば、以降のデータ更新は「貼る替えるだけ」で完了するわけです。

QUERYとは、条件指定によって、データベースから必要な行と列を自在に抽出できる関数です。（スプレッドシート限定）

活用すれば、シートをフィルターしたり、不要な列・行を削除する非効率的な作業も撲滅することができます。

しかし、便利な半面、入力規則が多いことからとっつきにくいと感じる人もいるようです。

こちらの記事では、QUERY関数の基本構造について解説しているので、業務効率化に向けて是非お役立て下さい。

用語集